23.05.2018

Ungestört arbeitet es sich viel besser

ARBEITSUNTERBRECHUNGEN UND MULTITASKING TÄGLICH MEISTERN

Multitasking und Arbeitsunterbrechungen gehören heute zum Alltag vieler
Beschäftigter. Der Austausch mit Kollegen, Kunden oder Vorgesetzten führt
zwangsläufig dazu, dass immer wieder einmal jemand anruft, mailt oder mit einem
Anliegen vor der Tür steht. Doch Störungen und Multitasking belasten die
Beschäftigten und senken die Produktivität. Deshalb gibt die baua: Praxis
"Arbeitsunterbrechungen und Multitasking täglich meistern"
Hintergrundinformationen und Tipps zur belastungsgünstigen Arbeitsgestaltung.
Auf 36 Seiten gibt die jetzt von der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und
Arbeitsmedizin (BAuA) veröffentlichte Broschüre praktische Hinweise, was
Unternehmen und Beschäftigte tun können, um stress- und störungsfreier zu
arbeiten.

Die beste Störung ist die, die gar nicht erst stattfindet. Lediglich
Beschäftigte, die einer einfachen und monotonen Aufgabe nachgehen, empfinden
Störungen im Arbeitsablauf als positiv. Wer jedoch bereits drei Minuten von
hochkonzentrierter Arbeit abgelenkt wird, braucht anschließend rund zwei
Minuten, um wieder auf dem Stand vor der Unterbrechung weiterarbeiten zu
können. Das verlängert nicht nur die Bearbeitungszeit einer Aufgabe unnötig.
Auch die Arbeitsergebnisse sind schlechter: Forscher der Universität Michigan
haben herausgefunden, dass sich die Leistungsfähigkeit des Gehirns um 20 bis 40
Prozent verringert, wenn parallel statt nacheinander gearbeitet wird. Und wer
das Gefühl hat, seine Aufgaben wegen ständiger Unterbrechungen nicht mehr
richtig erledigen zu können, fühlt sich gestresst.

Die Forscher raten deshalb, dass der Beschäftigte entscheidet, welche Aufgabe
Vorrang hat. Muss die aktuelle Arbeit unbedingt vor der Fertigstellung
unterbrochen werden wie beispielsweise in Krankenhäusern, dann helfen Notizen
dabei, sich anschließend wieder problemlos in der alten Aufgabe
zurechtzufinden. Außerdem sollten die Beschäftigten ihre Aufgabe nach
Möglichkeit dort unterbrechen, wo es später leichter fällt weiterzuarbeiten. Um
Überlastung vorzubeugen, empfiehlt die Broschüre, Kollegen frühzeitig um Hilfe
zu bitten.

Beschäftigte sollten vermeiden, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen.
Studien zeigen, dass Multitasking weder Zeit noch Aufwand spart. Wer dennoch so
arbeiten muss, sollte die Arbeit in Ruhe angehen und sich an persönlichen
Erfahrungen orientieren. Zudem lassen sich Zeitfenster einrichten, in denen es
sich ungestört arbeiten lässt.

Doch auch die Kollegen und Vorgesetzten können einiges tun: Meist wollen sie
nur "mal eben" etwas fragen oder besprechen und meinen es nicht böse. Dann kann
ein freundliches Gespräch helfen, ihnen bewusst zu machen, wie störend das sein
kann. Ein weiterer Grund für Unterbrechungen können unvollständige oder
missverständliche Absprachen in Teamrunden oder zwischen Mitarbeiter und
Vorgesetztem sein. Hier rät die Broschüre zu klärenden Gesprächen darüber, wie
genau Teamabsprachen sein sollten.

Für den Fall, dass verschiedene Berufsgruppen und Fachbereiche zusammenarbeiten
müssen, haben sich "Gesundheitszirkel" als hilfreich erwiesen. Dabei handelt es
sich um einen strukturierten und festgelegten Austausch unter der Leitung eines
geschulten externen Moderators. Was ein "Gesundheitszirkel" wirksam gegen
Arbeitsunterbrechungen machen kann, verrät ebenfalls die baua: Praxis.

Eine Version im PDF-Format zum Herunterladen gibt es im Internetangebot der
BAuA.

Zum Download


AplusA-online.de - Quelle: Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA)