11.10.2017

Die fünf Todsünden bei der Planung von Großraumbüros

Immer mehr Unternehmen setzen auf die Einrichtung von Großraumbüros. Davon sind
nicht alle Mitarbeiter begeistert. "Fakt ist, dass offene Bürokonzepte den
gewachsenen Anforderungen an Kommunikation und soziale Interaktion in
Unternehmen entsprechen müssen. Aber nur durch eine gute Planung und Umsetzung
lässt sich das Potenzial entfalten, das die offene Bürolandschaft bietet,
nämlich die geistige Freiheit der Mitarbeiter zu unterstützen und damit die
Wertschöpfung eines jeden Unternehmens zu erhöhen", sagt Timo Brehme, Gründer
und Geschäftsführer der conceptsued gmbh. Timo Brehme erklärt, welche
gravierenden Fehler bei der Einführung solcher Arbeitswelten häufig begangen
werden - und wie sie vermieden werden können.


Planungsfehler 1: Platzsparen im Fokus

Hauptmotiv von Unternehmern, zunehmend auf Großraumbüros zu setzen, ist nach
wie vor das Einsparen kostenintensiver Quadratmeter. Timo Brehme: "Unter dem
Deckmantel offenerer Kommunikation werden Arbeitsflächen eng belegt. Dabei
vergessen viele Unternehmer, wie wichtig in einem solchen Konzept Angebote von
Mehrwert- und Kollaborationsflächen sind. Nur mit ihnen lassen sich tatsächlich
Arbeitsabläufe optimieren und Kommunikation beschleunigen. Wer nicht in
Rückzugsinseln und durchdachte Begegnungsorte investiert, verhindert Teamarbeit
statt sie zu fördern. Dabei sollte Unternehmern auch bewusst sein: Häufig sind
Raumkosten wesentlich niedriger als Personalkosten. Der Mehrwert durch die
Investitionen in das Wohlbefinden der Mitarbeiter aber ist wesentlich
nachhaltiger, als durch die Flächeneinsparung erreicht werden könnte."

Planungsfehler 2: Der Mitarbeiter hat im Veränderungsprozess keine Stimme

Um die 1990er Jahre geborene Generationen sind in einer globalisierten und
digitalisierten Welt aufgewachsen. Sie haben oft schon im Grundschulalter
gelernt, flexibel, mobil und im Team zu arbeiten. Best Ager hingegen haben ihr
Berufsleben weitestgehend in kleinen Büroeinheiten und mit Sacharbeit am PC
verbracht. Daher birgt es viel Zündstoff, wenn Unternehmer plötzlich
Open-Space-Büros planen. Viele Chefs stellen ihr Team trotzdem vor vollendete
Tatsachen, anstatt sie in den Change-Management-Prozess einzubinden. Damit ist
das Scheitern der Akzeptanz vorprogrammiert. "Seinen Mitarbeitern zu sagen:
‚Hier ist Euer neues Großraumbüro, kommt damit klar.‘ funktioniert nicht. Jeder
Angestellte ist ein Mensch mit Bedürfnissen, Gewohnheiten und Angst vor
Veränderung. Mitarbeiter müssen deshalb frühzeitig in den Change-Prozess
einbezogen werden - und zwar innerhalb eines von der Geschäftsleitung
abgesteckten Rahmens", sagt Brehme. Denn der Umzug in ein Großraumbüro schafft
für jeden neue Freiheiten, aber ebenso Pflichten. Daher müssen gemeinsam
Richtlinien für eine neue Bürokultur erarbeitet werden. Brehme: "Eine
Bürokultur lässt sich nicht von Einzelnen schaffen und einem Team überstülpen.
Raum, Mensch und Organisation müssen zusammenpassen. In Gesprächen und
Workshops lässt sich herausfinden, wie die Mitarbeiter bisher gearbeitet haben
und wie sie künftig arbeiten könnten und möchten, um schnell, flexibel und
zufrieden zu sein."

Planungsfehler 3: Mangelhafte technische Ausstattung

Angestellte wollen und müssen heute nicht mehr physisch auf einem festen Platz
sitzen, um effektiv zu arbeiten. Statt auf die Arbeitszeit vor Ort zu achten,
setzen viele Unternehmer daher längst auf Zielvereinbarungen. Damit die Ziele
aber auch erreicht werden können und Mitarbeiter sowohl im Open Space Office
wie auch im Homeoffice jederzeit für Kollegen und Kunden erreichbar sind,
müssen Unternehmer in die entsprechende Technik investieren. So ist eine
Ausstattung mit mobilen Endgeräten erforderlich. Weitere Möglichkeiten eröffnet
cloudbasiertes Arbeiten. "Daten müssen von überall auf der Welt zugänglich
sein. Verschiedene Mitarbeiter müssen in Echtzeit an einer Datei arbeiten
können. Digitale Unterschriften sollten ebenso ermöglicht werden wie der
Online-Zugang zu Geschäftsabschlüssen. Nur so lässt sich eine flexible
Bürostruktur schaffen, zugleich Ablagefläche reduzieren und der
gesellschaftliche Wandel in die Bürokultur integrieren. Das heißt: Raum,
Organisation und Technik müssen zusammenpassen."

Planungsfehler 4: Fehlende Rückzugsmöglichkeiten

Wer im Open Space arbeitet, benötigt Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten.
Diese in ausreichender Menge zur Verfügung zu stellen, vergessen Unternehmer
häufig. "Firmenchefs müssen dafür sorgen, dass das Verhältnis zwischen
kommunikativem und konzentriertem Arbeiten ausgeglichen ist. Sonst werden
Mitarbeiter sehr schnell unzufrieden", sagt Timo Brehme. Eine Faustformel für
die Verteilung der Flächen gibt es dabei laut dem Experten nicht, weil diese
stark von der vorgesehenen Nutzung und den Räumlichkeiten selbst abhängt.
Allerdings müssen Rückzugsorte nicht zwangsläufig einzelne schließbare Räume
sein. Auch Think Tanks, Telefonzellen oder intelligente Möblierungen schaffen
Rückzugszonen, Mobilität und unterschiedliche Arbeitsatmosphären innerhalb der
Open Spaces.

Planungsfehler 5: Zu viele Störfaktoren

Lärm ist der erste Faktor, der Unternehmern und Angestellten einfällt, wenn sie
an Störquellen im Großraumbüro denken. Tatsächlich aber ist es nicht nur
notwendig, die Akustik in der Bürolandschaft zu planen. Timo Brehme: "Wenn es
um einen optimalen Workflow und Wohlbefinden am Arbeitsplatz geht, müssen
Raumplaner neben Geräuschpegel oder Raumhall auch visuelle Reize im Blick
haben. Dabei spielen Verkehrswege eine wichtige Rolle. Wo werden beispielsweise
Sofalandschaften aufgebaut, wo eine Lounge eingerichtet, wo der Kicker
aufgestellt? Brehme: "Ein schickes Sofa neben Arbeitsplätzen aufzustellen ist
optisch vielleicht ansprechend, funktionell aber Nonsens. Denn, wer soll sich
hier hinsetzen, um mit Kunden zu telefonieren, während die Kollegen nebenan
arbeiten? Zudem muss auch der Kundenverkehr zwingend beachtet werden. Externe
Personen wie Klienten oder Getränkelieferanten sollten Großraumbüros nicht
durchschreiten müssen. Das lenkt die Mitarbeiter unnötig ab."

AplusA-online.de - Quelle: conceptsued gmbh